Greffe électronique

Le greffe électronique est une application Web permettant de gérer une chaine judiciaire. Très flexible et adaptable, ce greffe électronique permet de créer un dossier judiciaire, d’y associer diverses catégories d’utilisateurs et de suivre son évolution au fil d’un processus judiciaire. Concrètement, le greffe se décompose en un ensemble de modules fonctionnant ensemble ou séparément qui mis bout-à-bout permettent de gérer la plupart des aspects du cycle de vie d’un dossier judiciaire, sans devoir utiliser le papier, mais en gardant la possibilité de le faire.

Fonctionnalités

Le greffe électronique est une application de gestion de dossiers judiciaires, incluant la gestion des parties, de leurs représentants, ainsi que le dépôt électronique de documents, regroupant entre les fonctions suivantes :

  1. Création des dossiers : liste des parties et représentants, type de procédure, permet le dépôt de documents à distance.
  2. Gestion des dossiers : configuration de l’ensemble des attributs, droits et éléments se rapportant à un dossier.
  3. Gestion de la planification de l’audience : planification du déroulement l’audience et des informations qui y seront utilisées.
  4. Gestion de l’audience en tant que telle : gestion du procès-verbal d’audience, de la liste des témoins et des preuves, en connexion avec ISA.
  5. Consolidation des dossiers : répertorie les dossiers de la cour ainsi que les enregistrements d’ISA dans un format d’archivage, avec métadonnées pour faciliter la recherche.

1. Création de dossiers

greffe1Ce module sert à amorcer une procédure judiciaire en définissant le type de procédure et en y associant les parties et leurs représentants respectifs. Dans un deuxième temps, il permet aux parties de déposer leurs procédures et leurs documents de façon électronique.

Après s’être authentifiés, les utilisateurs se voient attribuer un rôle et des droits d’accès variables selon leur qualité et la politique de gestion des droits d’accès aux dossiers prédéfinie. Ces utilisateurs peuvent ensuite rechercher, consulter et modifier les documents qui y sont déposés, à partir de n’importe quel appareil avec accès Internet.

2. Gestion des dossiers et des parties au dossier

greffe2Ce module permet de définir la politique de gestion des droits d’accès aux dossiers.

Les parties, les avocats, le greffier, l’huissier et le juge se verront conférer des accès différents, selon la nature des documents et la phase du procès.

À titre d’exemple, voici l’interface du greffier qui consulte les documents déposés à travers le module précédent de dépôt électronique. Cette vue d’ensemble permet de visualiser rapidement tous les documents au dossier et de retrouver celui qu’on recherche.

3.1. Gestion de la planification de l’audience – Entente sur le déroulement de l’instance

Ce module permet aux avocats :

greffe3

  • de négocier et de conclure en ligne les termes de l’échéancier sur le déroulement de l’instance
  • d’en générer une copie au format PDF et d’en transmettre une copie à la Cour
  • de notifier des tiers des procédures (ex. : témoins ou experts)
  • de synchroniser leurs agendas électroniques en conséquence

3.2.    Gestion de la planification de l’audience – Le portail du greffe de Cour

Ce module constitue un outil efficace pour préparer une audience et l’ensemble des informations qui seront utilisées au cours de celle-ci. Il facilite les interactions du public avec les services de greffe de la Cour, à travers un portail simple s’intégrant à l’ensemble du système. Un greffier ou un juge pourrait aisément consulter les informations téléversées à partir de leur compte et selon les accès qui leur sont dévolus à travers le système de gestion des accès. Il permet dans un deuxième temps de conserver l’information qui y sera produite pour la réutiliser à toute autre fin.

MESURES

Permet d’offrir des services aux justiciables et aux avocats, où serait possible :

  • consultation des rôles d’audiences
  • paiement en ligne de constats d’infractions, de frais divers, et de timbres de justice
  • consultation et suivi de dossier
  • adresser diverses demandes au greffe de la cour à travers des formulaires préconçus en ligne
  • enregistrement ou modification d’un plaidoyer (en développement)
  • demande divulgation de la preuve par voie électronique (en développement)
  • système de rappel des présences requises ou étapes du dossier par courriel ou SMS (en développement)
  • signification électronique de procédures et d’avis légaux (en développement)
  • choix d’une date d’audition pour certains types de dossiers (en développement)

OBJECTIFS

Pour ce faire, le système vise à accomplir, à terme (donc, en développement) :

  • la dématérialisation des dossiers et documents de la Cour.
  • diminution des envois postaux
  • augmentation des interactions mécanisées avec les services de police et autres organes gouvernementaux
  • signature et assermentation numériques
  • automatisation complète du suivi des dossiers et des rappels aux intervenants et partenaires touchés :
    • Gestion de la planification et du suivi des auditions
    • Suivi des délais
    • Exécution des jugements
  • production automatisée de rapports et d’indicateurs
  • gestion de la présence des témoins par bornes de service

4.    Gestion de l’audience – ISA : Interface de salle d’audience

Ce module facilite l’utilisation des technologies dans les salles d’audience (outils informatiques et audiovisuels) et la présentation de la preuve (accès au greffe électronique, outils de partage d’annotation, etc.) pour les intervenants à une audience, que ce soit le greffier, le juge ou les parties.

Grâce à une interface simple et mobile de domotique, chaque acteur est en mesure d’accéder à une interface lui permettant de contrôler la salle d’audience (caméra, micro, affichage, son, annotation, dossier judiciaire, etc.) à partir d’un ordinateur ou d’une tablette, localement ou en réseau.

Pour de plus amples informations sur les fonctionnalités propres à ISA.

5.    Consolidation du dossier de la Cour – Gestion des métadonnées

greffe5Les informations qui auront été ajoutées au dossier judiciaire seront consolidées à l’issue du procès. Ce module permet de définir et de catégoriser l’information résultant de l’enregistrement d’une audience, à des fins d’indexation.

À cet effet, l’outil de gestion des métadonnées génère un fichier XML contenant l’ensemble des métadonnées générées lors de l’enregistrement de l’audience. Ceci permet la classification, l’archivage et la recherche de tous les dossiers numériques de la Cour, y compris les enregistrements audionumériques (fil audio et/ou vidéo) qui y sont associés.

Mis à jour le 4 mai 2016 à 14 h 26 min.